8 principes om goede functioneringsgesprekken te voeren

Een functioneringsgesprek is een toekomstgerichte dialoog waarin zowel het functioneren van de werknemer als diens leidinggevende wordt besproken. Met dat laatste verschilt het dus ook van het beoordelingsgesprek, waarin alleen het functioneren van de medewerker wordt besproken.

Bovendien komen bij een beoordelingsgesprek gevolgen kijken (salarisverhoging of een andere functie) en is het functioneringsgesprek gelijkwaardig. Er zitten dus niet per definitie desastreuze veranderingen aan verbonden.

Het functioneringsgesprek heeft alleen nut wanneer dit ook goed wordt uitgevoerd. Met deze 8 tips zorg jij als manager voor een goede voorbereiding en verloop van het gesprek.

1. Maak het doel duidelijk

Ongeacht hoe je het gesprek wilt voeren, de eerste stap is altijd het duidelijk maken van het doel van het gesprek. Wanneer je dit niet doet, kan het voor de medewerker snel lijken alsof het niet goed gaat. Maak daarom duidelijk wat het doel van het gesprek is: bespreek hoe het gaat en hoe we het nog beter/leuker/effectiever kunnen maken.

2. Stel een duidelijke agenda op

Ga na welke onderwerpen besproken moeten worden. Deel dit met de medewerker en vraag wat hij of zij wil bespreken. Zo zijn beide partijen goed voorbereid en kan van te worden nagedacht over het functioneren van elkaar. Andere punten waar rekening mee gehouden kan worden zijn de samenwerking met collega’s, ambities, en de relatie tussen de leidinggevende en werknemer.

3. Voer een gesprek, geen interview

Vaak zijn gesprekken nog te statisch, wordt er simpelweg een formulier ingevuld en wordt om de echt belangrijke zaken heen gedraaid. Door daadwerkelijk een gelijkwaardige dialoog te voeren, waarbij sprake is van tweerichtingsverkeer, zullen zaken eerder aan het licht komen die het functioneren van de medewerker of leidinggevende kunnen verbeteren.

4. Focus op de toekomst

Richt je niet op wat allemaal mis gaat, maar vooral hoe het in de toekomst beter kan. Dit kan bijvoorbeeld door het functioneringsgesprek een andere benaming te geven. Iets in de trant van een evolutiegesprek, een groeigesprek of een talentgesprek worden al meteen heel anders opgevat. Ze worden als meer motiverend ervaren en zouden tot betere inzichten en prestaties leiden dan de traditionele functioneringsgesprekken.

5. Benoem het positieve

Alleen praten over dingen die niet goed gaan, werkt erg demotiverend. Medewerkers voelen zich gezien als managers bepaalde positieve dingen zijn opgevallen. Bespreek vooral hoe de talenten van een medewerker optimaal ingezet (kunnen) worden. Elke medewerker is uniek, dus probeer functieprofielen en takenpakketten zoveel mogelijk los te laten. Zo weet een werknemer hoe zijn of haar talenten ingezet kunnen worden, zal degene meer autonomie ervaren en meer plezier hebben in het werk.

6. Hand in eigen boezem

Volgens de Amerikaanse psycholoog Travis Bradberry is een slechte manager één van de belangrijkste redenen waarom iemand opstapt. Durf daarom ook te vragen wat jij beter kan doen of hoe jij kan helpen om het werk beter/fijner/leuker te maken. Vindt een werknemer dat je meer betrokken moet raken en heeft hij of zij meer ondersteuning nodig bij bepaalde projecten? Bespreek samen mogelijkheden om de situatie te verbeteren.

7. Oplossingen vastleggen in concrete afspraken

Een functioneringsgesprek heeft weinig zin als er geen afspraken worden gemaakt hoe werknemer en leidinggevende dingen anders gaan doen. Maak hier daarom concrete afspraken over en deel ze naderhand zwart-op-wit zodat het voor iedereen helder is wat er gaat/moet gebeuren. Spreek daarnaast ook af wanneer de gemaakte afspraken weer geëvalueerd worden, bijvoorbeeld na 8 weken.

8. Voer het gesprek meer dan 1 keer per jaar

Het is effectiever om positieve prestaties en verbeterpunten vaker te bespreken dan 1 keer per jaar. Wat in veel bedrijven nog wel het geval is. Aangeraden wordt om eens per kwartaal een functioneringsgesprek te voeren. En wanneer het functioneringsgesprek wel 1 keer per jaar wordt gevoerd, probeer er dan naar te streven dat de werknemer niet voor verrassingen komt te staan. Bijvoorbeeld dat hij of zij voor het eerst hoort dat het project wat een maand geleden is afgerond een geweldige prestatie is geweest. Goede managers letten op, luisteren voortdurend en geven feedback.