Ook voor privacy geldt:
vertrouwen werkt beter

Medewerkers bepalen zelf wat ze delen

Oog voor veiligheid en wetgeving

Bij Teamshape bieden we digitale oplossingen die organisaties meetbaar resultaat opleveren: meer werkplezier, betere inzetbaarheid en minder verzuim. Om dit zo goed mogelijk te doen, verwerken we privacygevoelige informatie. Hier gaan we altijd zorgvuldig mee om, met oog voor informatieveiligheid en de privacywetgeving. Hieronder lees je meer over ons privacybeleid.

Dit is een samenvatting, voor een volledig overzicht verwijzen we je naar onze privacyverklaring.

Welke gegevens registreren we?

Voor iedere medewerker die gebruikmaakt van Teamshape verstrekt de werkgever ons een aantal persoonlijke gegevens: persoonsnummer, e-mailadres, voor- en achternaam, het bedrijfsonderdeel waarbij de medewerker werkt, het soort werk dat hij of zij uitvoert en of de medewerker een leidinggevende functie heeft. Daarnaast verzamelen we de antwoorden die de medewerker geeft in de welzijn- en inzetbaarheidsanalyse. Deze analyse geeft een werkgever inzicht in de manier waarop het werk nog beter en plezieriger kan.

Welke resultaten ontvangt de werkgever?

De werkgever ontvangt alleen een geanonimiseerde samenvatting op groepsniveau. De antwoorden zijn losgekoppeld van de individuele persoonsgegevens en niet herleidbaar tot individuele medewerkers. Er wordt alleen gerapporteerd over een groep wanneer er minimaal vijftien medewerkers deelnemen. Bij minder deelnemers wordt de rapportage geïntegreerd in een grotere groep, bijvoorbeeld op organisatieniveau.

Antwoorden op open vragen worden letterlijk overgenomen in de geanonimiseerde samenvatting. Ook hier kan de organisatie niet zien wie welk antwoord heeft gegeven. Daarnaast gebruiken we de geanonimiseerde antwoorden voor analyses, zoals benchmarks en trendrapportages. Dit maakt het mogelijk om afdelingen en organisaties onderling te vergelijken. In alle gevallen geldt: gegevens en antwoorden zijn nooit herleidbaar tot individuele medewerkers.

Onze afspraken

De veiligheid van persoonlijke gegevens is voor ons van groot belang. Daarom hebben we heldere afspraken gemaakt over zorgvuldige bescherming van persoonsgegevens.

Onze privacyverklaring geeft duidelijk aan voor welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken. We verzamelen niet méér persoonsgegevens dan nodig voor deze doeleinden en vragen eerst, als dat is vereist, toestemming om de gegevens te verwerken. Ook geven we persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te leveren of als we daar wettelijk toe verplicht zijn. In die gevallen maken we duidelijke afspraken met de derde partij, zodat ook zij de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden zullen gebruiken.

Daarnaast nemen we passende beveiligingsmaatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens. Dat eisen we ook van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken. Tot slot respecteren we het recht van alle medewerkers die met Teamshape werken om hun eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Alleen met toestemming

Zonder toestemming van een individuele medewerker verwerken we van die persoon geen gegevens. Iedereen is zelf eigenaar van de verzamelde gegevens en heeft alle rechten zoals die in de Wet bescherming persoonsgegevens staan benoemd. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat we deze wet naleven. Onze omgang met persoonsgegevens melden we dan ook altijd aan de AP. Bovendien hebben onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend, waarmee ze verklaren op een zorgvuldige manier om te gaan met de persoonlijke gegevens van de Teamshape-gebruikers.

Informatieveiligheid

Zowel de organisatie als het IT-systeem van Teamshape zijn sinds 2017 gecertificeerd voor ISO 27001, de internationale norm voor informatiebeveiliging. Alle persoonsgegevens worden versleuteld met de Secure Socket Layer (SSL). Dat zorgt ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Onze servers zijn beveiligd naar de modernste maatstaven en richtlijnen voor databeveiliging, en worden regelmatig gecontroleerd door externe beveiligingsspecialisten.

Kloppen je gegevens niet of heb je een vraag?

Je gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen kan door contact op te nemen met onze klantenservice. Onze medewerkers staan klaar voor je vragen en opmerkingen rondom het gebruik van Teamshape en het verwerken van je persoonsgegevens.